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Bienvenue sur la Foire Aux Questions de VIGIEsip.

Cette Foire Aux Questions a pour but de répondre à vos questions les plus fréquentes que ce soit sur le site VIGIEsip ou sur les différents traitement annexes comme le fichier AnNa par exemple.
Celle-ci sera alimentée au fil du temps en fonction des demandes d'assistance que recevra la hotline VIGIEsip.

HOTLINE

• Téléphone : 05 56 90 59 00
• Email : support@vigie-ports.fr
• Horaires : du Lundi au Vendredi
  de 9h à 12h et de 13h à 17h
• Site du support : Redmine
• Liste des responsables fonctionnels

Questions générales

Données manquantes sur une liste

Si une liste de VIGIEsip n'affiche pas les données souhaitées (que ce soit la liste des demandes, des mouvements, des navires ...), avant de contacter la hotline vérifiez les points suivants :

• Est-ce qu'un filtre est renseigné sur une colonne (entonnoir vert) ?
• Si une colonne n'est pas présente, est-elle cochée dans la liste des filtres sur les colonnes (choix des colonnes) ?
• Avez-vous vérifié que votre information ne se trouve pas sur la page suivante ?

Pop-up non affichée

Si une pop-up ne s'affiche pas, par exemple la page de consultation des demandes ou de création des mouvements, plusieurs solution s'offre à vous :

• Sous Firefox ou Internet Explorer, est-ce qu'un bandeau jaune(blanc sous IE) est présent en haut de page mentionnant la présence de pop-up bloquée ?
  Si oui, en cliquant sur ce bandeau vous pourrez l'afficher;
• Sous Chrome, est-ce que l'icône d'une fenêtre avec une croix rouge est présent dans sur la droite de votre barre URL ?
  Si oui, en cliquant sur cet icône vous pourrez l'afficher;
• Vous pouvez également vérifiez la configuration de votre navigateur sur ce tutoriel cas échéant.

Port indisponible

Agent

Si vous recherchez un port qui n'est pas disponible dans les menus déroulants Provenance/Destination, vous pouvez demander à la capitainerie ou à l'administrateur fonctionnel de l'ajouter à la liste des ports.

Capitainerie

En vous rendant sur la page des codifications (Menu>Administration>Codifications), vous pourrez sélectionner la table Libport dans le menu déroulant.
Si vous cliquez sur "Ajouter une ligne" vous pourrez enregistrer le nouveau port en cliquant sur le bouton Enregistrer :

• Le code, le libellé et le locode doivent être renseigné obligatoirement, le code et locode devant être la même valeur et comprenant 5 cractères;
• Si le port ajouté n'est pas à caractère fluvial, mettez "N" dans le colonne fluviale sinon "O";
• Si vous ne connaissez pas le code MCA (Maritime Coast Area / Zone cotière maritime) , vous pouvez mettre le code "ZZ00". Il faudra ensuite le signaler à l'Autorité Portuaire pour que celle-ci vous donne le code exact de la MCA et vous pourrez le modifier;
• Vous pouvez laisser les champs eu_enr, eu_port et le code cargo vide si vous ne les connaissez pas.

Erreur technique ou Ecran bleu

Dans le cas ou un écran bleu ou un écran mentionnant l'occurrence d'une erreur technique s'affiche, vous pouvez contacter le support escales pour leur mentionner ce problème avec les informations suivantes :

• Sur quel port, quelle page et a quelle heure avez-vous constaté cette erreur ?
• Quelle action a provoqué cette erreur ?
• Cela concernait-il une donnée en particulier ?

Par exemple : Sur le port de Bordeaux, vous modifiez la demande du navire X vers 15h20. Après avoir saisi le nom du capitaine, vous avez appuyé sur le bouton enregistrer et la page a affiché une erreur technique.

Sans ces informations précises, nous mettrons plus de temps à analyser et corriger l'origine du problème, et ainsi vous débloquer.

Problème d'accès concurrent

Lors de la validation ou enregistrement d'une demande ou d'un mouvement, si une erreur d'accès concurrent s'affiche, cela signifie que la demande ou mouvement vient d'être modifiée par quelqu'un d'autre.
Dans ce cas, fermer la fenêtre courante, recharger la liste précédemment ouverte puis cliquer sur la demande ou le mouvement voulu.
Les informations chargées ont été mis à jours depuis la modification concurrente, vous pouvez maintenant la modifier normalement.

Questions sur les demandes

Numéro ATP manquant

Si votre escale n'a pas de numéro ATP, vous pouvez appeler la Hotline VIGIEsip : 05 56 90 59 00 ou envoyer un mail au Mail Support : support-escales@bordeaux-port.fr. Il ne faut surtout pas créer le numéro ATP vous même dans AP+, car il ne sera pas pris en compte dans VIGIEsip et vous devrez recommencer votre travail.

Création d'une nouvelle demande avec un agent différent de la précédente

Si vous avez une DPQ ou une DH appartenant à un agent A mais que vous souhaitez effectuez une nouvelle DH ou DS avec un agent B, suivez les étapes suivantes :

• Renseigner la DPQ avec comme agent autorisé l'agent B
• L’agent B doit cliquer sur le bouton de création DH/DS et non pas l’agent A
• La nouvelle demande est créée avec l'agent B et non A

Si l'agent autorisé n'a pas été renseigné sur la demande existante mais que vous n'avez plus les droits de modification sur celle-ci, vous pouvez contacter le support escale pour effectuer cette première étape.

Questions sur le fichier Anna

Voici quelques erreurs fréquentes et comment les corriger :

Erreurs génériques

Problème de locode

Si une colonne vous demande un locode, cela veut dire qu'elle attend 5 caractères, par exemple le port de BORDEAUX aura le locode FRBOD, les 2 premiers caractères décrivant le pays, les 3 suivants le port.
Si vous ne connaissez pas le locode associé à votre port, plusieurs sites vous permette de le connaitre :

• le site de l'UNESCE
• le site de Marine Traffic

Problème de format

Il est possible que le format de cellules est été modifié et ne corresponde plus aux données que vous souhaitez renseigné.
Voici quelques exemples :

• Vous souhaitez renseigné un nombre mais celui-ci est remplacé par une date : la cellule est au format Date, passez la au format standard ou nombre;
• Vous souhaitez renseigné un nombre mais les zéros disparaissent :la cellule est au format standard ou nombre, passez la au format texte.

Si vous avez une erreur de format date, alors que votre date vous semble correcte, vérifiez si des espaces ne sont pas présents avant ou après celle-ci.

Absence de l'information

Si vous ne possédez pas les informations nécessaires pour renseigner une cellule et que cette valeur n'est pas obligatoire, laissez simplement la cellule vide.
Évitez de mettre "NIL" ou "N/A" par exemple qui déclencheront le contrôle des données et vous remonteront probablement des erreurs.

Erreurs sur l'onglet matières dangereuses

• La colonne IMO HAZARD contient "1.4S" ou "subClass 1.4". Ces valeurs ne sont pas autorisées, il faut mettre directement "1.4".
• La colonne UN Number ne doit pas dépasser 4 caractères.
• Les colonnes Port of loading et Port of discharge doivent contenir des locodes.
• La colonne Packing format, si renseignée, doit contenir une des valeur suivantes : "I", "II", "III" ou "NONE"
• La colonne Marpol code, si renseignée, doit contenir une des valeurs suivantes ; "X", "Y", "Z" ou "UNKNOWN"
• La colonne Transport Unit ID ne doit pas dépasser 15 caractères.
• La colonne Measure Of Emergency (EMS) ne doit pas dépasser 10 caractères.

Erreurs sur l'onglet déchets

• La colonne waste type est obligatoire et doit contenir un libellé présent dans l'onglet REFERENCE DATA ou "other"
• Les colonnes Port of delivery of remaining waste et Last port ship generated waste doivent contenir des locodes
• La colonne Observations ne doit pas contenir plus de 255 caractères

Erreurs sur l'onglet securité

• La colonne GISIS CODE attends comme valeur quatre chiffres.
• Les colonnes SECURITY LEVEL sont obligatoires et doivent contenir une des valeurs suivantes : "1", "2" ou "3".
• La colonne Port doit contenir un locode
• Les champs Valid ISSC et SSP Onboard doivent contenir une des valeurs suivantes : "Y", "N", "YES" ou "NO".

Questions sur le dossier escale

Voici quelques questions fréquentes :

Questions génériques

Si le visa déclarant a été posé par erreur, la capitainerie a la possibilité de l'enlever. Avec un accès capitainerie, un bouton "Déclôture visa déclarant" est disponible sur le dossier escale.

Questions sur les DSM

Voici quelques questions fréquentes :

Questions génériques

Si vous avez une escale qui a eu plusieurs transitaires, vous pouvez éditer une DSM par transitaire si vous renseignez les connaissements des marchandises (elles seront groupées par connaissements).