Accueil

Bienvenue sur la Foire Aux Questions de VIGIEsip.

Cette Foire Aux Questions a pour but de répondre à vos questions les plus fréquentes que ce soit sur le site VIGIEsip ou sur les différents traitement annexes comme le fichier AnNa par exemple.
Celle-ci sera alimentée au fil du temps en fonction des demandes d'assistance que recevra la hotline VIGIEsip.

Informations sur le traitement des données à caractère personnel : Traitements de données à caractère personnel dans VIGIEsip

HOTLINE

Téléphone : 05 56 90 59 00
Email : support@vigie-ports.fr
Horaires : du Lundi au Vendredi
de 9h à 12h et de 13h à 17h
Site du support : Redmine
Liste des responsables fonctionnels

Questions générales

Données manquantes sur une liste

Si une liste de VIGIEsip n'affiche pas les données souhaitées (que ce soit la liste des demandes, des mouvements, des navires ...), avant de contacter la hotline vérifiez les points suivants :

Est-ce qu'un filtre est renseigné sur une colonne (entonnoir vert) ?
Si une colonne n'est pas présente, est-elle cochée dans la liste des filtres sur les colonnes (choix des colonnes) ?
Avez-vous vérifié que votre information ne se trouve pas sur la page suivante ?

Pop-up non affichée

Si une pop-up ne s'affiche pas, par exemple la page de consultation des demandes ou de création des mouvements, plusieurs solution s'offre à vous :

Sous Firefox ou Internet Explorer, est-ce qu'un bandeau jaune(blanc sous IE) est présent en haut de page mentionnant la présence de pop-up bloquée ?
Si oui, en cliquant sur ce bandeau vous pourrez l'afficher;
Sous Chrome, est-ce que l'icône d'une fenêtre avec une croix rouge est présent sur la droite de votre barre URL ?
Si oui, en cliquant sur cet icône vous pourrez l'afficher;
Vous pouvez également vérifiez la configuration de votre navigateur sur ce tutoriel cas échéant.

Port indisponible

Agent

Si vous recherchez un port qui n'est pas disponible dans les menus déroulants Provenance/Destination, vous pouvez demander à la capitainerie ou à l'administrateur fonctionnel de l'ajouter à la liste des ports.

Capitainerie

En vous rendant sur la page des codifications (Menu>Administration>Codifications), vous pourrez sélectionner la table Libport dans le menu déroulant.
Si vous cliquez sur "Ajouter une ligne" vous pourrez enregistrer le nouveau port en cliquant sur le bouton Enregistrer :

Le code, le libellé, le locode et le code MCA doivent être renseigné obligatoirement, le code et locode devant être égaux et comprenant 5 caractères;
Si le port ajouté n'est pas à caractère fluvial, mettez "N" dans le colonne fluviale sinon "O";
Vous pouvez laisser les champs eu_enr, eu_port et le code cargo vide si vous ne les connaissez pas.
Pour un port Offshore, vous pouvez utiliser le locode FR88P.
Pour une extraction de sable / granulats, vous pouvez utiliser le locode FR88Q.

Si vous avez besoin d'aide, ce fichier-ci contient une liste de port avec leur locode et code MCA.
Le site de l'UNECE peut également vous permettre de récupérer le locode s'il n'est pas présent dans le fichier ci-dessus.

Erreur technique ou Ecran bleu

Dans le cas ou un écran bleu ou un écran mentionnant l'occurrence d'une erreur technique s'affiche, vous pouvez contacter le support escales pour leur mentionner ce problème avec les informations suivantes :

Sur quel port, quelle page et a quelle heure avez-vous constaté cette erreur ?
Quelle action a provoqué cette erreur ?
Cela concernait-il une donnée en particulier ?

Par exemple : Sur le port de Bordeaux, vous modifiez la demande du navire X vers 15h20. Après avoir saisi le nom du capitaine, vous avez appuyé sur le bouton enregistrer et la page a affiché une erreur technique.

Sans ces informations précises, nous mettrons plus de temps à analyser et corriger l'origine du problème, et ainsi vous débloquer.

Problème d'accès concurrent

Lors de la validation ou enregistrement d'une demande ou d'un mouvement, si une erreur d'accès concurrent s'affiche, cela signifie que la demande ou mouvement vient d'être modifiée par quelqu'un d'autre.
Dans ce cas, fermer la fenêtre courante, recharger la liste précédemment ouverte puis cliquer sur la demande ou le mouvement voulu.
Les informations chargées ont été mis à jours depuis la modification concurrente, vous pouvez maintenant la modifier normalement.

Problème d'affichage des pdf

Sur les popin des visas DN/DSM, la déclaration s'affiche dans un lecteur de PDF directement dans la fenêtre. Si aucun lecteur de PDF n'est configuré sur votre ordinateur, un lien de téléchargement doit s'afficher.
Si votre lecteur de PDF est mal configuré dans votre navigateur, une page blanche peut s'afficher à la place ou un message d'erreur, voici quelques solutions possibles :
Sur Firefox :

Cliquez sur le menu (les 3 barres horizontales en haut à droite du navigateur) puis sur Options
Aller dans le sous-menu Applications, une fenêtre similaire a celle-ci doit s'afficher

Sélectionner « Aperçu dans Firefox » pour les fichiers PDF si ce n'est pas le cas et rafraichissez la page des visas. Le lecteur PDF devrait maintenant s'afficher correctement.
Sur Internet Explorer :

Cliquer sur le menu (la roue dentée en haut à droite du navigateur) puis sur Options internet
Aller dans l'onglet Programmes et sélectionner "Gérer les modules complémentaires"
Une fenêtre s'affiche, si aucun lecteur PDF n'apparait (voir exemple ci-dessous) dans vos extensions, contactez votre support technique pour qu'ils fassent le necessaire.

Questions sur les demandes

Demandes fermes et prévisionnelles

Une demande doit être ferme au moins 24h avant l'arrivée du navire.
Le passage d'une demande prévisionnelle à ferme peut se faire dès que vous êtes sur de l'arrivée du navire dans le port même sans être certains de la date, du poste ou autres...
Tous les champs modifiables dans une demande prévisionnelle le sont également dans une demande ferme.

Numéro ATP manquant

Le numéro ATP est généré sur les demandes fermes uniquement.
Si votre escale n'a pas de numéro ATP, vous pouvez appeler la Hotline VIGIEsip : 05 56 90 59 00 ou envoyer un mail au Mail Support : support@vigie-ports.fr.
Il ne faut surtout pas créer le numéro ATP vous même dans AP+, car il ne sera pas pris en compte dans VIGIEsip et vous devrez recommencer votre travail.

Réaliser une demande et un mouvement

Une demande de place à quai a été effectué et vous souhaitez maintenant réaliser celle-ci car le navire a accosté :

Ouvrez votre demande de place à quai depuis la liste des demandes.
Si un onglet capitainerie est présent cliquez dessus, sinon sur l'onglet visas.
Cochez la case BPM. Si celle-ci est bloquée et que vous utilisez les visas, le visa capitainerie doit être à OK et non VU. Sinon vérifiez que votre demande est ferme.
Un message d'erreur peut apparaitre à la coche du BPM, cliquez sur la croix rouge pour afficher le message d'erreur. Cela peut arriver si par exemple le poste est déjà occupé ou si votre navire est déjà présent sur un poste.
Si celle-ci est présente, cochez la case Mouvement. Sur certains ports, ceci vous ouvrira directement la fiche mouvement.
Si la fiche mouvement n'a pas été ouverte, accédez à la liste des mouvements (menu capitainerie) et cliquez sur le mouvement créé.
Pour réaliser le mouvement, vous devez renseigner sa date d'accostage. Si votre port possède des rades, renseignez les dates de passage de celles-ci également.
Lorsqu'un mouvement a été réalisé, l'icône d'état sur la liste des mouvements et des demandes est un losange bleu.

Pour réaliser une demande de déhalage ou de sortie, suivez les mêmes étapes que ci-dessus, certaines conditions s'ajoutent néanmoins :

La case BPM n'est disponible que si la demande précédente (celle d'entrée ou le déhalage précédent) a été réalisée.
Pour réaliser un mouvement de déhalage vous devez renseigner sa date d'appareillage et d'accostage.
Pour réaliser un mouvement de sortie vous devez renseigner sa date d'appareillage et si votre port possède des rades, les dates de passage de celles-ci également.

Créer une nouvelle demande avec un agent différent de la précédente

Si vous avez une DPQ ou une DH appartenant à un agent A mais que vous souhaitez effectuez une nouvelle DH ou DS avec un agent B, suivez les étapes suivantes :

Renseigner la DPQ avec comme agent autorisé l'agent B
L’agent B doit cliquer sur le bouton de création DH/DS et non pas l’agent A
La nouvelle demande est créée avec l'agent B et non A

Si l'agent autorisé n'a pas été renseigné sur la demande existante mais que vous n'avez plus les droits de modification sur celle-ci, la capitainerie peut également créer la DH elle-même et modifier l'agent propriétaire de celle-ci directement.

Si l'escale est renseignée sur AP+ et que le second agent souhaite avoir accès aux informations de la sortie, le premier agent doit effectuer les opérations suivantes :

Se connecter à AP+ et ouvrir l'ATP concerné
Modifier le représentant transporteur dans le bloc de départ pour y renseigner le second agent

Questions sur le fichier Anna

Voici quelques erreurs fréquentes et comment les corriger :

Aucun mail d'erreur reçu

Si vous n'avez reçu aucun mail, votre fichier n'a, à priori, pas pu être traité par le traitement automatique des fichiers Anna.
Avant de contacter le support Hotline, vous pouvez vérifier si dans le contenu de votre fichier excel, les champs version de chaque onglet, cellule A1, sont renseignés correctement.
Cette cellule doit afficher "Version: 1.0", si celle-ci affiche "Version: 1.0 :-), 30.04.15" (cas le plus commun) il faut alors le corriger en renseignant comme valeur ="Version: "&Version!B3.
Enregistrez puis redéposer votre fichier. Si vous n'avez toujours pas reçu de mail, veuillez contacter le support Hotline.

Erreurs génériques

Problème de locode

Si une colonne vous demande un locode, cela veut dire qu'elle attend 5 caractères, par exemple le port de BORDEAUX aura le locode FRBOD, les 2 premiers caractères décrivant le pays, les 3 suivants le port.
Si vous ne connaissez pas le locode associé à votre port, le site de l'UNECE peut vous permettre de le récupérer.

Si nous ne connaissez pas le port (par exemple le prochain port où seront déchargé des déchets), vous pouvez renseigner le locode FRORD pour "A ORDRE". Dans le cas où un warning indiquant que le locode se compose de 5 caractères alors que la valeur renseignée correspond bien, vous pouvez supprimer les restrictions de la cellule en la sélectionnant, puis cliquer dans le menu "Accueil", puis sur "Effacer" en sélectionnant "Effacer tout".

Problème de format

Il est possible que le format de cellules ai été modifié et ne corresponde plus aux données que vous souhaitez renseigner.
Voici quelques exemples :

Vous souhaitez renseigner un nombre mais celui-ci est remplacé par une date : la cellule est au format Date, passez la au format standard ou nombre;
Vous souhaitez renseigner un nombre mais les zéros disparaissent :la cellule est au format standard ou nombre, passez la au format texte.

Si vous avez une erreur de format date, alors que votre date vous semble correcte, vérifiez si des espaces ne sont pas présents avant ou après celle-ci.

Absence de l'information

Si vous ne possédez pas les informations nécessaires pour renseigner une cellule et que cette valeur n'est pas obligatoire, laissez simplement la cellule vide.
Évitez de mettre "NIL" ou "N/A" par exemple qui déclencheront le contrôle des données et vous remonteront probablement des erreurs.

Erreurs de liens externes

Le mail de retour du traitement peut indiquer que des liens externes sont présents dans un onglet. Ces liens font références à des fichiers de l'ordinateur qui ne sont pas disponibles pour le traitement automatique, ce qui génère une erreur. Pour visualiser ces liens sous Excel, vous pouvez aller dans l'onglet "Formules" et cliquer sur le bouton Afficher les formules.

Pour résoudre ces erreurs, vous pouvez faire la manipulation suivante :

ctrl-A pour tout sélectionner
ctrl-C pour copier
ctrl-V pour coller
Sélectionner l'option pour ne coller que les valeurs

Suppression d'onglet bloquée

Si vous ne parvenez pas à supprimer un onglet car le fichier est verrouillé, vous pouvez aller dans le menu "Révision", puis cliquer sur "Partager le classeur". En décochant la case située dans l'onglet "Modification", vous pourrez effectuée la suppression.

Modification bloquée à cause de règle

Si vous ne parvenez pas à modifier une cellule car elle est bloquée par une règle, sélectionnez la cellule en question puis allez dans le menu "Données". Cliquez sur "Validation des données" puis sur "Effacer tout" en bas à gauche de la popup.

Le mail indique un traitement avec succès mais l'onglet n'est pas intégré dans dossier escale

Dans le cas où un mail indique un traitement avec succès mais qu'un onglet n'est pas intégré, le problème est probablement dû à une modification de la structure de l'onglet en question sur le fichier téléversé. Il suffit de récupérer un fichier vierge, supprimer les onglets déjà traités en faisant un click droit dessus -> supprimer, puis faire un copier/coller de vos valeur en faisant attention à copier les valeurs.

Erreurs sur l'onglet équipage

Les colonnes Family name et Given name ne doivent pas dépasser 70 caractères;
Si la personne n'a pas de nom de famille, la colonne Family name peut être complétée à l'identique de la colonne Given name;
La colonne Nationality doit être un code pays (2 caractères);
La colonne Place of birth ne doit pas dépasser 255 caractères;
La colonne Nature of identity document doit contenir une des valeurs suivantes : "MusterBook", "Passport", "ResidentialPermit", "PictureId" (id) ou "Other";
La colonne Passport number ne doit pas dépasser 35 caractères.

Erreurs sur l'onglet passagers

Les colonnes Family name et Given names ne doivent pas dépasser 70 caractères;
Si la personne n'a pas de nom de famille, la colonne Family name peut être complétée à l'identique de la colonne Given name;
La colonne Nationnality doit être un code pays (2 caractères);
La colonne Place of birth ne doit pas dépasser 255 caractères;
La colonne Nature of identity document doit contenir une des valeurs suivantes : "MusterBook", "Passport", "ResidentialPermit", "PictureId ou "Other";
La colonne Passport number ne doit pas dépasser 35 caractères;
Les colonnes Port of embarkatin et port of disembarkation doivent contenir des locodes;
La colonne Transit Passenger doit contenir une des valeurs suivantes : "Y", "N", "YES" ou "NO";
La colonne Visa/Permit residence number ne doit pas dépasser 35 caractères.

Erreurs sur l'onglet matières dangereuses

La colonne IMO HAZARD doit contenir une valeur comme "1", "1.4", "1.4C" mais pas "SubClass 1.4";
La colonne UN Number ne doit pas dépasser 4 caractères;
La colonne Transport Unit ID ne doit pas dépasser 15 caractères;
La colonne Marpol code, si renseignée, doit contenir une des valeurs suivantes : "X", "Y", "Z" ou "UNKNOWN";
Les colonnes Gross Quantity et Net Quantity doivent contenir des nombres et au moins une des deux colonnes doit être renseignée;
Les colonnes Port of loading et Port of discharge doivent contenir des locodes;
Les colonnes Number of packages et Subsidiary risks doivent contenir un entier;
La colonne Packing group, si renseignée, doit contenir une des valeur suivantes : "I", "II", "III" ou "NONE";
La colonne Measure Of Emergency (EMS) ne doit pas dépasser 10 caractères.

Pour déclarer une marchandise polluante, qui ne fait donc pas partie du code IMDG, il faut indiquer dans l'onglet Dangerous_And_Polluting_Goods :

IMO Hazard Class : 0
UN Number : 0000

C'est simplement une convention "informatique" qui permet à VIGIEsip de ne pas rejeter une déclaration FAL7 si IMO Hazard Class et UN Number sont absents, dans les cas où la classification choisie est IBC par exemple.

Erreurs sur l'onglet déchets

la cellule Waste to be delivered est obligatoire et n'accepete qu'une des valeurs suivantes : "All", "Some", "None";
La colonne waste type est obligatoire et doit contenir un libellé présent dans l'onglet REFERENCE DATA ou "Other";
La colonne Port at which remaining waste will be delivered et la cellule Port of last delivery doivent contenir des locodes;
Les colonnes Amount to be delivered, Maximum dedicated storage capacity, Amount Retained on board, Estimated amount of waste to be generated, Waste that has been delivered at the last port of delivery doivent contenir un nombre;
La colonne Observations ne doit pas contenir plus de 255 caractères.

Erreurs sur l'onglet securité

Les cellules Valid ISSC et SSP Onboard doivent contenir une des valeurs suivantes : "Y", "N", "YES" ou "NO";
Les cellules CSO Family Name, CSO Given Name et CSO email ne doivent pas dépasser 50 caractères;
La cellule CSO phone ne doit pas dépasser 20 caractères;
Les colonnes et la cellule SECURITY LEVEL sont obligatoires et doivent contenir une des valeurs suivantes : "1", "2" ou "3";
La colonne Port Facility (10 last port calls) ne doit pas dépasser 4 caractères, si le code est inconnu vous pouvez laisser la case vide ou renseigner 0000;
La colonne Port (10 last port calls) doit contenir un locode.
Comment trouver les 4 dernier chiffres du code port facility ?

 1) Se connecter à https://gisis.imo.org/Public/ISPS/Default.aspx avec le login VIGIESIP et le mot de passe Vigiesip17
 2) Saisir le locode du port dans le champ "Name/Number:" et cliquer sur Search pour avoir la liste des IMO Port Facility No.
 3) Retenir les 4 derniers chiffres du IMO Port Facility No. pour les saisir dans la colonne code port facility du fichier AnNa

Questions sur le dossier escale

Voici quelques questions fréquentes :

Enlever le visa déclarant

Si le visa déclarant a été posé par erreur, la capitainerie a la possibilité de l'enlever. Avec un accès capitainerie, un bouton "Déclôture visa déclarant" est disponible sur le dossier escale.

Poser une attestation d’exonération TVA

Si votre port le permet, vous pouvez déposez une attestation d’exonération TVA sur le dossier escale.
Vous pouvez soit cocher directement le case "Non exonéré", indiquant que vous payer la TVA, soit renseigner les dates de validité de votre attestation et déposer le fichier PDF de celle-ci.
Ces informations ne seront prises en compte qu'une fois le visa déclarant posé.

Boutons Accord capitainerie, Visa déclarant et Visa capitainerie

Le bouton Visa déclarant n'est visible que par les agents. Ce bouton permet de valider l'état du dossier escale en bloquant sa modification.
La pose du visa déclarant est visible sur la liste info navires par une pastille verte sur la colonne "Doc".

La pose du visa déclenche un certains nombres de contrôle (comme le renseignement de certaines FALs) que la capitainerie peut désactiver si la situation le nécessite en cliquant sur le bouton Accord capitainerie visa déclarant.
Attention cette action ne remplace ni le visa déclarant ni le visa capitainerie.

Une fois le visa déclarant posé, la capitainerie a la possibilité de poser son visa capitainerie pour valider à son tour l'état du dossier escale.
La pose du visa capitainerie est visible sur la liste info navires par une pastille verte sur la colonne "Visa".

Questions sur les Statistiques et droits de port

Les points suivants concernent en particulier les ports de Bayonne et Port La Nouvelle.

Cas de marchandises appartenant à plusieurs transitaires/consignataires

Si vous avez une escale qui a eu plusieurs transitaires ou consignataires, vous pouvez différencier ceux-ci en renseignant des connaissements différents par lot de marchandise. Cette modification permet la saisie d'un mode de paiement différencié sur chaque lot ainsi que l'édition de DSM possédant uniquement les marchandises avec le connaissement sélectionné. Ces lots peuvent ensuite être validé séparément par les douanes.

DSM ou DN incorrecte mais validée

Vous souhaitez corriger une DN ou DSM mais vous n'en avez plus la possibilité car celle-ci est validée. Si votre déclaration est en attente "ok douane" ou en attente de prise en compte, vous pouvez contacter les douanes pour qu'elles rejettent celles-ci. Une fois rejetée vous pourrez de nouveau modifier celle-ci avant de la valider normalement.

DSM non visible ou non générée

Si un utilisateur n'a pas accès à la DSM de son escale, le problème vient souvent d'informations manquantes ou incorrectes dans le mouvement. Pour compléter des renseignements concernant les marchandises d'un navire déjà parti, il faut accéder aux Archives. Ensuite, il faut trouver l'escale qui pose soucis et cliquer sur le nom du navire.

Cela ouvrira une pop-up avec plusieurs lignes :

DPQ : Accès à l'historique de la DPQ, avec la liste des modifications faite sur la DPQ
Entrée : Accès direct au mouvement d'entrée
DS : Accès à l'historique de la DS
Sortie : Accès direct au mouvement de sortie

En cliquant sur Entrée ou Sortie, vous arriverez sur le mouvement qui vous intéresse.

Il vous suffit alors de renseigner les informations dans l'encadré "Informations Marchandises" (à voir avec l'utilisateur pour les informations exactes).

Téléversement de fichier ZIP

Il est parfois demandé de déposer un fichier ZIP. Ce format indique que le fichier est compressé. Pour compresser un fichier ou un dossier, il faut dans un premier temps le localiser. Une fois l'élément trouvé, faites un clique droit dessus et sélectionner "Envoyer vers" -> "Dossier compressé".

Un nouvel élément compressé fera alors son apparition au même emplacement où se trouve votre fichier/dossier.